zum Fill Hinweisgebersystem.

Keine Angst, du musst nicht alles durchlesen - spring einfach zu der Frage, die dich interessiert. :)

1) Wozu ist dieses Portal?
In diesem Portal kannst du qualifizierte Verstöße und Fehlverhalten, welche du bei Fill bzw. in der Fill Gruppe festgestellt oder beobachtet hast, melden. Im 2. Schritt des Portals findest du die qualifizierten Verstöße/Fehlveralten als wählbare Themenbereiche. Deine Hinweise helfen uns, das Unternehmensrisiko zu minimieren - danke im Voraus!

2) Wie kann ich Hinweise melden?

Es steht dir frei, ob du den Hinweis anonym oder unter Angabe deines Namens abgeben möchtest. 
Zudem gibt es auch öffentliche Hinweisgebersysteme, bei denen die verschiedensten Hinweise eingebracht werden können. Vorrangig sollte jedoch das interne System verwendet werden. 

3) Welchen Schutz genieße ich als Hinweisgeber?
Dein Schutz vor Nachteilen durch Fill / Fill Gruppe (bspw. arbeitsrechtliche Konsequenzen) ist gesetzlich verankert, sofern du qualifizierte Verstöße/Fehlverhalten zuerst über das interne Hinweisgebersystem meldest (egal, ob digital, telefonisch oder persönlich). Im 2. Schritt des Portals findest du die qualifizierten Verstöße/Fehlveralten als wählbare Themenbereiche. Die Ansprechpartner müssen deine Identität höchst vertraulich behandeln. Deine Identität darf nur dann offengelegt werden, wenn dies im Rahmen eines verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahrens oder eines Ermittlungsverfahrens nach der Strafprozessordnung unerlässlich ist und im Hinblick auf die Gefährdung des Hinweisgebers verhältnismäßig ist.
ACHTUNG: Eine bewusste Falschmeldung ist in jedem Fall ein Verstoß gegen die Fill internen Verhaltensregeln und gegen das Gesetz. Dies kann unter Umständen zu rechtlichen Konsequenzen führen.
 
4) Wenn ich dieses Portal nutze, muss ich mich hier registrieren?
Nein. Du kannst die Hinweise ganz anonym versenden.
Auch wenn du den Hinweis anonym abgegeben hast, erhältst du durch die Ansprechpersonen eine Lesebestätigung und Rückmeldung zu dem eingebrachten Hinweis. Deswegen generiert das System einen entsprechenden Link für dich, den du unbedingt aufbewahren solltest. Mit diesem Link kannst du wieder anonym in den Chat einsteigen und eventuelle Antworten und/oder Fragen der Ansprechpersonen zu deinem Hinweis ansehen.

5) Wie funktioniert die anonyme Abgabe des Hinweises?
In diesem Portal kannst du vor Absenden des Hinweises auswählen, dass der Hinweis anonym abgegeben werden sollte. Das bedeutet, dass die Ansprechpersonen nicht sehen, von wem der Hinweis erstellt wurde. Wenn du ganz auf Nummer sicher gehen willst, mache die Hinweise, wenn du nicht im Unternehmens-Netzwerk verbunden bist.
Keine Sorge, dass du über die CORE Plattform auf dieses Portal gekommen bist. Der Link führte dich auf eine ganz andere Website. Das Fill Hinweisgebersystem und die CORE Plattform sind technisch komplett getrennt.

6) Was passiert mit meinem Hinweis?
Deinen Hinweis erhält nur der für dieses Thema zugeteilte Ansprechpartner. Dieser wird den Hinweis auf Plausibilität prüfen und eine Ersteinschätzung abgeben. Handelt es sich um einen relevanten Hinweis, wird eine entsprechende Untersuchung eingeleitet. Zu dieser Untersuchung werden vorerst nur die hierin festgelegten Ansprechpartner hinzugezogen. Bei Themen, welche die Expertise von einer Fachabteilung benötigen, können vereinzelte Personen aus den Fachbereichen hinzugezogen werden. Den Personen aus den Fachbereichen werden nur die notwendigsten Informationen weitergegeben, niemals jedoch deine Identität. Je nach Ausgang der Untersuchung werden Maßnahmen abgeleitet oder das Untersuchungsverfahren eingestellt --> diese Entscheidung wird niemals alleine von einem Ansprechpartner entschieden, sondern unterliegt dem 4-Augen-Prinzip.
 
7) Wird der Beschuldigte informiert?
Grundsätzlich hat der Beschuldigte ein Recht auf Information, um sich rechtfertigen zu können. Aber wenn dadurch die Vertraulichkeit deiner Identität gefährdet wird, wird der Beschuldigte vorerst nicht informiert.

8) Kummerkasten?
Das Hinweisgebersystem ist nicht dazu gedacht, persönliche Beschwerden (z.B. Diskrepanzen mit Arbeitskollegen etc.) anzubringen. Hierfür stehen dir deine Führungskraft und/oder der Betriebsrat direkt zur Verfügung. Bitte hier den Hausverstand einschalten und dann entscheiden, welche Hinweise über das Hinweisgebersystem gemeldet werden sollten und welche durchaus nicht diesen Prozess bedürfen.   
 
9) Wer sind die Ansprechpartner?
Anja Hofinger, Wilfried Fladl und Sebastian Schraml
Bei jedem Themengebiet ist mindestens ein Ansprechpartner hinterlegt, der die Meldung zu diesem Themengebiet entgegennehmen wird.

10) Was passiert mit meinen Daten bzw. den personenbezogenen Daten?
Falls du den Hinweis nicht anonym eingebracht hast, werden wir deine Daten und personenbezogenen Daten natürlich mit höchster Vertraulichkeit behandeln. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten. Siehe auch die Datenschutzinformationen von Fill. Es ist sichergestellt, dass die Daten nach Ablauf der Löschfrist unwiederbringlich gelöscht werden.
 
Du hast noch weitere Fragen? Dann melde dich bei Anja Hofinger, Wilfried Fladl oder Sebastian Schraml.